Správný mix konferenčních místností v kanceláři
Mezi důležité činnosti kancelářské práce patří porady. K tomuto účelu klasicky slouží konferenční místnosti pro schůzky s kolegy či klienty. Každé setkání má jiný charakter. Přesto mají některé firmy zasedací místnosti postavené podle jednoho klíče. Objevte s námi různé druhy konferenčních místností a jejich přednosti.
Podle čeho určit počet a typ konferenčních místností?
Do velké místnosti se vejde mnohem více lidí při maximálním vytížení, ale jak často k takovým schůzkám skutečně dochází? Počet a kapacita konferenčních místností, které by vaše společnost měla mít, závisí na počtu vašich zaměstnanců, rozložení pracovního prostoru a frekvenci schůzek. Velkou roli samozřejmě hraje také firemní kultura.
Typy konferenčních místností z hlediska velikosti
Oprostěte se od představy, že konferenční místnost musí být dlouhý prostor s velkým stolem a spoustou židlí okolo. Tady je přehled nejoblíbenějších typů, které lze v kanceláři využít.
Volně stojící phone booth
V dnešní době probíhají schůzky čím dál tím častěji online nebo přes telefon. V kanceláři by proto neměl chybět prostor, kde zaměstnanci mohu v soukromí a klidu odbavit videohovor.
Ano, nejedná se ve své podstatě o konferenční místnost, ale určitě je třeba tuto variantu zmínit. Mikrokanceláře mohou být pro jednu i více osob. Podívejte se, jak telefonní budky vypadají v kancelářích Ness.
Otevřené potkávací zóny
Schůzky mezi kolegy nejčastěji probíhají v malých skupinkách. Někdy pro tento účel nepotřebujete ani stůl či místnost. Relaxační prostor s pohodlným a originálním nábytkem v blízkosti kuchyňky představuje ideální setkávací místo pro malé týmy.
Coupé
Skvělým tipem je také otevřená zasedací místnost pro rychlé schůzky připomínající vlakové kupé. Kolegy nerušíte, jsou stranou open space a nemusíte je rezervovat.
1 to 1 místnosti
Na rozdíl od coupé se zde řeší důvěrné záležitosti.
Je nutné velmi důsledně řešit jejich akustickou neprůzvučnost.
Team room
Jedná se o prostor určený zejména pro brainstorming a řešení týmových úkolů. Maximální počet lidí v této místnosti by se měl pohybovat okolo 6 a nesmí chybět tabule pro zapisování nápadů. Tento typ místnosti také skvěle funguje jako vyučovací prostor pro malé skupiny zaměstnanců.
Workshopová místnost
Pro pořádání workshopů je vhodné mít místnost připravenou pro různé druhy zasedacího pořádku a různé způsoby využití. V tom pomáhá především snadno přemístitelný nábytek.
Huddle room
Jedná se o malou zasedací místnost pro 3 až 6 osob, která je vybavena audio/video technologiemi pro rychlé týmové schůzky. Je ideální pro plánovaná i neplánovaná pracovní setkání, umožňuje týmu diskutovat bez rezervace větší místnosti.
Přednášková místnost
Velký prostor určený k pořádání skutečných konferencí a přednášek, kam se vejde klidně 50 a více lidí. Tyto místnosti se vyplatí budovat flexibilně tak, aby se chytrým uspořádáním mohly přeměnit v několik menších oddělených míst pro schůzky
a relaxování.
Malá konferenční místnost
Zejména pro koordinační schůzky. Může se lišit příjemným sezením pro delší schůzky nebo stolem ke stání. Menší rozměry jsou vhodné jak pro rychlé a efektivní schůzky, tak pro delší meetingy, kde je důležité ponořit se společně do práce v malém týmu.
Klasická velká konferenční místnost
Typ místnosti, který si každý z nás nejspíše představí, když se řekne „konferenční místnost”. Prostor s jedním dlouhým stolem
a sezením pro desítky lidí. Doporučujeme ji stavět především tam, kde probíhají pravidelná formální setkání ve větších skupinách. Nemusí se jednat o automatickou součást každé kanceláře. Velkou roli v těchto prostorech také hraje technické zázemí pro promítání a pořádání schůzek na dálku.
Design konferenčních místností
Konferenční místnost rozhodně nemusí být šedá prosklená kukaň. Naopak, jsou skvělou příležitostí pro zapojení firemní identity a kreativních prvků. Typ sezení záleží opět na očekávaném počtu zaměstnanců
v místnosti a na firemní kultuře. Tam, kde se budou konat schůzky s klienty, nepatří sedací pytle. Místo strohého sledu židlí lze ale zvolit například kombinaci nízkého stolu a pohodlných gaučů.
Akustické prvky
Při návrhu konferenčních místností je nutné důkladně řešit akustiku. Pomoci mohou designové akustické paravany nebo obrazce, závěsy, svítidla, koberec či vhodná tapeta. Nezapomeňte ani na technické prvky v podobě větrání a vytápění. Kvalita vzduchu, akustika a teplota patří k velmi důležitým faktorům určujícím spokojenost a produktivitu zaměstnanců. Konferenční místnosti by neměly být mrazírny ani společné sauny.
Kam umístit konferenční místnost?
Zaměstnance nechtějí ztrácet čas přesuny z pracovního místa na druhou stranu budovy kvůli schůzkám. Zejména menší konferenční místnosti se proto vyplatí umístit napříč celým kancelářským prostorem a v blízkosti míst, kde dochází k přirozenému setkávání mezi kolegy.
Konferenční místnosti ideálně podpoří
scházení a spolupráci
Špatně zvolený typ místnosti od nich však dokáže odrazovat. Jejich design, rozmístění a vybavení je tak nutné přizpůsobit na míru možnostem firmy i požadavkům zaměstnanců. Skvělým příkladem vhodného mixu různých typů zasedacích místností jsou nové kanceláře Avast, ve kterých najdete celkem 24 zasedaček. Celkem 14 pro předem plánované schůzky a dalších 10 pro neformální setkání.
Chcete vaše kanceláře připravit na produktivní meetingy? Využijte naše poradenství v oblasti pracovního prostředí a naplánujte s námi změny pro úspěch své firmy.
Autoři fotografií: Lukáš Hausenblas, Tadeáš Seidl, Petr Andrlík, Prokop Laichter, FR/VR
Publikováno: 21. 10. 2021